واردکنندگان پس از مطالعه مقررات و آيین‌نامه و بخشنامه‌های مربوط به ورود کالا و کسب اطلاعات از سازمان‌های مربوطه و اطمینان از این که به کالای مورد نظر اجازه ورود خواهند داد با فروشنده کالا در خارج به وسیله فاکس، تلکس یا تلفن یا نماینده او در داخل کشور تماس حاصل می‌نماید تا از شرایط فروش کالای مورد سفارش خود از قبیل بهای واحد کالا، تاریخ تحویل، تاریخ حمل و..... کسب اطلاع حاصل نماید.

مذاکره با فروشنده کالا (NEGOTIATION)
خریدار پس از مکاتبه و مذاکره با فروشنده‌ یا نماینده او در صورت به توافق رسیدن با آنها پروفرما دریافت می‌نماید.
مطالبی که در پروفرما ذکر می‌شود:

ORIGIN: نشان می‌دهد که کالا ساخت چه کشوری است.
PAYMENT: نحوه پرداخت بهای کالا را توضیح می‌دهد.
نحوه پرداخت امکان دارد نقدی، از طریق اعتبار اسنادی یا براتی باشد.
VALIDITY: مشخص کننده این است که پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد. اگر بعد از این تاریخ در بانک ثبت سفارش گردد امکان داد که فروشنده کالا، شرایط اعلام شده قبلی را قبول ننماید.
TRANSPORT: نوع وسیله حمل و نقل در این قسمت ذکر می‌گردد.
در بعضی از پروفرم‌ها اجازه داده می‌شود حمل کالا قسمت به قسمت انجام شود.
PRICE ـ قیمت کالا: گاهی قیمت کالا به صورت (C.I.F)(C.&.F)(F.O.B) ذکر می‌گردد.